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 管理組合で購入するものについて
ジャンル:  設計・施工・管理・修繕
質問者: chipoge - 2010/07/21 10:15

みなさま、こんにちは。
管理組合の運営の件で、お伺いしたいことがございます。

現在、新築→入居4年目のマンションで、今期、輪番制により理事になりました。
理事長は立候補してくださった方で、非常にやる気のある方なのですが、少し不安に思うことがありますので、ご相談させてください。

今期に入り、理事長の発案で購入することになったものが非常に多いのです。
最初は、防災用品など、賛同できるものが多かったのですが、最近は、「管理組合ニュース」を発行するために、パソコンとプリンターの購入(10万円程度)が必要だとしきりに訴えています。(既に理事長は機種の選定を終えています)

私の個人的な意見としては、現在(4年目)まで)購入せずにやってこられたわけですし(もちろんこれまでも「理事会ニュース」は発行されておりました。理事長ないしは理事の個人のパソコンを使用したものと思われます)、使用頻度もそれほど多くないので、かならずしも必要ではないと思い、よく吟味する必要があると思っているのですが、理事長は一刻も早く購入したくて仕方がないようです。

そこでみなさまにお伺いしたいのです。
皆様のお住まいのマンションの管理組合では、管理組合専用のパソコン、プリンターをお持ちでしょうか?
どうぞよろしくお願い申し上げます。


現在の回答数: 11回答の表示順序 [ 投稿順 | 新着順 ]
 
 管理組合総会で
回答者: bmw728 ( 240 ) - 2010/07/21 12:21

今まではご自分のパソコンとプリンタを使用していたとありますが、今までは理事長がご自分の負担で用紙とインク代を出していたと言うことでしょうか。
また、今回の購入費用はどこから出されるものでしょうか?
普通は管理組合総会での承認のもと、購入をするか、しないか決定するものではないでしょうか。


▼最近のひとことお礼コメント (最新3件) この回答へのサンキューポイント 【 10
bmw728 > マンションの規約で理事会での裁量範囲として認められているのかと言った点になると思います。 - 2010/07/21 23:46
bmw728 > 有難うございます。ご連絡が遅くなりました。 - 2010/07/21 23:43
chipoge > 購入費用は管理組合費からです。物品購入は総会決定ではなく、理事会決定でなされています。また、今までは理事長のパソコンで印刷→管理組合のコピー機で必要枚数をコピーという形でした。 - 2010/07/21 14:01

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 理事会で反対すればいいでしょう。
回答者: funafunapi ( 5070 ) - 2010/07/21 16:21

こんにちは、今期、理事長に立候補してやっております。
おそらく来年以降もやります。
似た立場の理事長ですが、理事会で合意が取れなければ
却下されるのではないでしょうか?

毎年理事さんはやりたがらないので、立候補する方は貴重です。
毎年、理事の予算の許容範囲が説明あるんですが
おおむね30万円以下のものは、理事会で決定して予算執行できるようです。

我々も、マンション内にAEDを設置したい、前理事長から引継ぎ事項で希望がありましたが、50万円と高額で、却下しました。

なお、パソコンとプリンターについては
コミュニティールームに保管することにすればいいのではないか?と思います。
そこで作業するすること、とすればよい運用になると思います。


さて、関係ない話ですが、4年目ということで、
5年目に長期修繕計画の積み立て金不足が発見されます。

いま、今でも不足ですが、見えていないだけです。
実は長期修繕計画が20年間を目安に作られており
5年目に25年目の大規模修繕計画が全然足りない、と
いうことがわかります。
まあ、これはどのマンションでも起こることです。
見えないだけで、実際は足りないのは販売当初からわかっていること。

すると管理会社が修繕費の値上げをしましょう、と提案してきます。
初期の修繕積み立て金を低く抑えるために、たいていは駐車場料金を回しているのが現状ですね。
理事会としては値上げの前に経費削減するのが先だろう!と
いって手をつけているところです。

そのために、余計な出費は出させないというのが
原則だと思います。

その現状をお知らせすれば「10万円のパソコン買いましょう」とは言い出しにくくなります。
他の理事もそれどころじゃないだろう、という雰囲気にできます。
ということで、25年目の大規模修繕計画を出させて予算が足りないことを認識させる、というのも手だと思います。

我々は100世帯で、25年目の大規模修繕の予算が2億円足りない計画です。
じゃあ25年目に各世帯200万円ずつ集めるの?って話になりますので、そうならないために
まず、経費削減、その上で修繕積立金の値上げ、をしないといけません。
そういう厳しい話をすれば、パソコン買いたい、、って話は流れると思いますよ。

ちなみに、すでに管理会社の見積もりを数社から取って
現状より安いところに変更するかもしれません。
支出が大きいところです。
月々20万円以上安く見積もりが来たところもいっぱいあります。
年間240万円20年で5000万円近い。

すでに、インターネット年間使用料は年額で57万円程度下げさせました。
これでも、20年で1000万円近く浮かせる。

あとは電気料が下げられそうですね。
一括受電にする予定。

毎年理事が輪番制で、おしつけ体質になっているのは良くないと思います。
問題を先送りするだけですので、、、
問題に正面から取り組まないと、あとで皆さんが困りますよ。


▼最近のひとことお礼コメント (最新3件) この回答へのサンキューポイント 【 10
chipoge > ありがとうございます。長期修繕計画の件も含め、とても勉強になりました。理事になってみて、理事会の決定の重要さを実感しています。できるだけ経費削減していきたいと思います。 - 2010/07/21 19:59

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 投資効果は戸数にもよるのではないでしょうか
回答者: raptor22 ( 140 ) - 2010/07/21 20:18
(この回答は 2010/07/21 20:25 に回答者により修正されています)

マンションの戸数によっても変わってくるのではと思います。

管理組合で一番大事なことは、ちゃんと活動しているとして、その広報をまめに実施することで、広報コストはかなり高額になります。うちの組合では、自治会と併せて、議事録の全戸の1/5程度へのカウンター配布や、理事会資料、毎月の”理事会便り”ほか臨時の全戸投函、アンケートの実施などで、年間に4万ページほどを利用します。

戸数が多くなると、”管理組合ニュース”をコピー機で作成するよりもプリンターで印刷したほうがはるかに安くなります。 現行のコピー機の契約でページ印刷コストは7-8円/ページです。業務用のA3などの分速30ページ程度の高速プリンターで、ランニングコストを積算すると、これが白黒なら3-4円 、カラーでも10円程度までに抑えることができますから、白黒中心での利用であれば、7-8万程度のプリンターを導入しても、初期コストの回収は1年もかかりません。
(なので、ある程度の大型マンションでは、広報誌をコピー機でつくっていると、組合がコスト意識にかけると逆に馬鹿にされます)

私のマンションはかなり大規模ですので、理事長になってまっさきにプリンターの購入をしました。一方でパソコンは、ほぼ印刷専用ですので、組合員からの寄付された古いものを使っています。

白黒を仮定して、ページあたりの節約額が4-5円程度までだと思って、戸数×年間ページ数で回収にどの程度かかるかで判断されるのがよいかと思います。
このように数字で必ず回収可能であることを示せれば、理事会裁量での導入で問題は特にないと考えます。
通常一般会計には、消耗品・備品などの購入の予算項目があるはずですので。

逆に、防災グッズなどは、これはどちらかといえば自治会案件で、管理組合の出番ではないような気もします。

今までプリンターなしだったら、これからもOKでしょうという理屈は確かに成り立つかもしれませんが、理事会役員の持ち出しだった可能性もありますね。
理事長やっていて、プリンターの導入前には自宅のインクジェットで、コピーにかけるもとの原稿や、理事会での回覧資料などを作成していましたが、そのインク代などのコストは相当に高かったです。(5000円とかするインクセットを1期の間にかなりの回数代えました)
理事報酬なしまではいいとしても、持ち出しだけは勘弁してほしいなぁってのが、印刷を頻繁に自宅で実施する理事長の本音です。うちのマンションは理事会役員だけでも20人を超えるので、全員分自宅の遅いプリンターで印刷しているってのはとてもできないですね。
理事会資料だけで毎月1万とかかかっていたので必須のアイテムだと訴えて変更しました。 今期はさらにプロジェクターを10万ほどかけて買いましたが、これも理事会のぺーぱーレス化で2年かからずに回収予定です。 

戸数などの規模を見ながら、いつかコストを回収できるものは積極的に導入してゆかれるのも手ではと思います。


▼最近のひとことお礼コメント (最新3件) この回答へのサンキューポイント 【 10
raptor22 > プリンターの導入は、”業務用”でもちのいいもの限定です。5年60万ページ保証などのプリンターが7万も出すとあります。 - 2010/07/22 14:00
chipoge > 詳細なご回答をありがとうございます。他のマンションの管理組合の様子も伺うことができ、非常に参考になりました。 - 2010/07/21 20:48

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 パソコン作業
回答者: piko ( 610 ) - 2010/07/22 08:26

管理組合の広報作成程度であれば、個人所有のPCで量的な面では代替可能かと思います。

ただ、「質」的に理事長に過度に依存していませんか?(発行経費が事実上、理事長の負担になっている。PCを持っているという理由で、広報発行作業が理事会の特定個人(=理事長)に過度に負担がかかっている等)

だとすれば、管理組合の共有PCを購入し「質」な面での負担を分担したいと理事長が考えても、個人的には理解できます。

PC購入希望動機について、より詳細に説明をお聞きすべきかと思います。


▼最近のひとことお礼コメント (最新3件) この回答へのサンキューポイント 【 20
raptor22 > 管理事務室などにパソコン・プリンターとも設置して個人宅に置かなければよいのだと思います。 なんでも理事長が作成するのはまずいかと。広報誌は専属の理事をつけたほうがよいと。 - 2010/07/22 14:10
chipoge > ご指摘頂いた、理事長に負担を強いていた面は確かにあると感じております。ただ、広報作成担当の理事は別にいて、ある程度の分担はなされています。詳細を伺い、さらに検討します。どうも有難うございました。 - 2010/07/22 11:29

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 管理組合のパソコン
回答者: docomono ( 7370 ) - 2010/07/22 12:54

管理組合 = 理事会 → 最高責任者は理事長とします。

購入することばかりに目を付けて、購入した物について気をつけることも重要です。
特にパソコンのような物は、往々にして行方不明になることがあるからです。

〕事会で文書を作成するのでパソコンを購入して保管していたが、しばらくパソコンを見ない間に無くなっていた。
部屋の鍵はそれなりに保管されていたが、パソコンはいつ無くなったのだろう?
広報誌を作成するために担当者が一時自宅に持ち帰っていたが、そのうち戻ってきたパソコンが随分と傷があり汚れている。
こんなに古いパソコンだった?
こんな事故もあるでしょう。
理事会で購入したパソコンに住民のデータを全て入力していたが、ウイルスに感染したらしく、データがネットに流出している。
情報管理、情報セキュリティに問題は無かったのか?
ぅラーレーザープリンタのカラートナー一式を追加購入しますが、大容量トナー4本でおいくら?

・ マンションの規模や設備にもよりますが、パソコンにデータ入力して管理しないと把握しきれない場合を除いては、小規模マンションであればパソコン購入しないほうが良いように思います。
・ むしろ、みんなでワイワイ言いながら作成するほうが時間はかかるかもしれませんが、楽しみながら作成するという考え方であったり、パソコンが使えない人でも作成参加できるという考え方でもいいと思います。
・ そのうち、パソコンに詳しい人がでてきて広報誌に掲載するなら手書き文書や印刷写真ではなく、難しい書式で要求され、指定フォーマットでないと受付けないという場合もあります。

他のマンションではパソコン使ってるから、ウチも購入という安易な考え方は危険だと思います。
やる気のある理事長さんでしたら、お金を使う仕事ではなく、問題を解決したり、いままでなかった方向性を見いだす方策を提案してもらってはいかがでしょうか。
やる気ある → お金を使う → どうせ自分のお金じゃない という流れだったら、これもどうかと思います。


▼最近のひとことお礼コメント (最新3件) この回答へのサンキューポイント 【 20
raptor22 > うちのマンションは回覧版という制度に拒否反応を示す人が多くて全戸投函でいくしかない感じなんです。マンションごとにずいぶん違うようですね。 - 2010/07/29 12:15
docomono > マンション事情は、物件それぞれによって違うので、良い方法を模索してみるといいと思います。 - 2010/07/26 22:57
chipoge > うちのマンションでは、「管理組合ニュース」は全戸投函ではなく、各フロアで回覧板を回していく形になっております。よって、白黒です。そういうこともあり、判断が微妙で、ご相談させて頂きました。 - 2010/07/24 10:08

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 住民に聞いてみよう
回答者: pakkun2 ( 40 ) - 2010/07/23 16:41

詳細を書いて、住民アンケートを取ってみればいかがでしょうか?パソコンも安価なものもあるくらいですし・・・。

▼最近のひとことお礼コメント (最新3件) この回答へのサンキューポイント 【 10
chipoge > ご回答ありがとうございました。 - 2010/07/24 10:06

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 購入プロセス
回答者: 164isg ( 210 ) - 2010/07/24 12:30

管理組合として必要と理事会で決議されたのであれば、購入することは問題ないと思います。
理事会での決議も無いままに、理事長が機種選定をしている点に問題だと思います。
理事長個人が使うものとして購入するものではないことを認識してもらい、機種選定は理事長以外の理事の方にやってもらうようにした方が良いと思います。
chipogeのように理事の中から疑問の声が出ているのであれば、購入に関する議決にも理事長は加わらずに賛成反対が同数の場合に、理事長の判断になるような形にしてはいかがですか?
管理組合は現役員だけではなく、今後もいろいろな方が役職に就くと思いますので、後の役員の方や役員以外の組合員から不満の声が出ないようにキチンとしたプロセスは摂っておいた方が良いと思います。


▼最近のひとことお礼コメント (最新3件) この回答へのサンキューポイント 【 10
chipoge > ご回答ありがとうございます。確かに色々な意見が出ております。よく話し合いを尽くすようにいたします。 - 2010/07/25 07:43

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 必要最低限に
回答者: tubamechan ( 280 ) - 2010/07/25 01:44

理事長がやる気になって、自分たちの集合住宅を良いものにしようと思いやっている程度は良い方です。
たかが10万円かも知れませんが、将来マンションを維持、管理するためには大金です。さらに住民から集めたお金になりますから総会の議題に挙げ、本当にパソコンやプリンタが必要なのか?理事会ニュースは必要か?(住民が目を通しているか)等十分に話し合い購入可否を決める必要があるのではないでしょうか。
年間の管理費、修繕積立費用は十分に将来に賄っているのでしょうか?新築当初は管理費、修繕費用も安く抑えられており計画通りになっているのか、余裕が無いのに物を購入していると将来、計画以上の管理費用等が必要になります。十分検討をして必要最低限に抑えることが必要だと思います。


▼最近のひとことお礼コメント (最新3件) この回答へのサンキューポイント 【 10
chipoge > ご回答ありがとうざいます。私も、ご指摘いただいた点を気にしております。10万円程度の物品は総会にかけず、理事会の裁量で良いようなので、理事会で十分検討するようにいたします。 - 2010/07/25 07:46

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 パソコン
回答者: takemulay ( 60 ) - 2010/07/25 13:44

個人的には、購入してもいいような気がします。長いこと使えるようですし。理事長の私物化しては問題だと思いますが。パソコンも管理室に置いておき、必要な時だけ使うことならいいと思いますが、マズイのでしょうか?
とにかく、住民の意見を聞いてみるのが一番だと思います。


▼最近のひとことお礼コメント (最新3件) この回答へのサンキューポイント 【 10
chipoge > ご回答ありがとうございます。購入した場合は、集会室に設置することになると思います。 - 2010/07/25 21:29

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 回答が遅くなりましたが・・・
回答者: yams ( 11020 ) - 2010/07/28 12:10

3度ほどマンションを住み替えておりますが、いずれの管理組合でもパソコンとプリンタを購入しました。
印刷費がコピーより安いと言うのもありますが、色々な記録を電子媒体で保存できるので、かさばらないということもメリットとしてあげられると思います。
パソコンを所有していない方が理事になった場合でも、お知らせや警告を簡単に印刷できるメリットもあります。
また、住人がパソコンを使いたい場合でも貸し出しOKにしておりました。

管理組合は住人のための組織だと思いますので、住人の生活が豊かになるのであれば、必要な投資だと思います。
ご参考になれば幸いです。


▼最近のひとことお礼コメント (最新3件) この回答へのサンキューポイント 【 10
yams > 貸し出しする場合は、貸し出し申請書や台帳を作成し、責任の所在が明確になるようにすると良いと思います。スキャナー付きプリンタにするとコピーや印刷物のPDF化が出来ます。 - 2010/07/29 12:13
chipoge > ご回答ありがとうございました。他のマンションではどうなのか、ということが気に懸かっておりましたので、お話を伺えて大変参考になります。また、活用の仕方についても、なるほど!と思いました。有難うございます - 2010/07/29 09:49

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 私の購入したマンションでは購入していません
回答者: ahho ( 400 ) - 2010/08/08 19:29

2度、新築マンションを購入して入居しましたが、管理組合でパソコンとプリンターを購入したことがありません。
ほとんどの居住者がパソコンを所有していたため、パソコン所有者にはメールで、そうでない方には管理会社がプリントアウトして渡しています。

竣工時にコピー機能が付いたFAXが管理人室に導入済みだったので、それを利用することもあります。

なおプリントアウト代は、管理会社の行業務委託費に含まれているため、組合としてはあまり気にしていません。


▼最近のひとことお礼コメント (最新3件) この回答へのサンキューポイント 【 10
chipoge > ご回答ありがとうございました。いろいろなマンションの様子が伺えて、非常に勉強になります。 - 2010/08/09 10:26

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